La dirección de correo electrónico particular en las relaciones laborales, envío de nóminas en formato electrónico

Para que una entidad pueda hacer llegar las nóminas a sus empleado/as en soporte electrónico (a través de medios electrónicos como por ejemplo el correo electrónico) y no en soporte físico (papel), debería darse alguna de estas circunstancias:

  • Que esté así estipulado expresamente en el convenio colectivo que le sea de aplicación, en cuyo caso habría que estar a las condiciones y procedimiento que el mismo impusiera para ello.
  • O que se haya pactado ese método de envío con los representantes de las personas trabajadoras.

En caso de que el convenio colectivo de aplicación no prevea disposición alguna en tal sentido o estipule expresamente que la nómina se tiene que hacer llegar en papel, o no se haya pactado con los representantes de las personas trabajadoras este método de envío, no podrá imponérsele al/ a la empleado/a la recepción de las nóminas por medios electrónicos, por tanto podrá exigir que la nómina le sea entregada en soporte papel.

En cualquier caso para el envío por medios electrónicos se tendrá siempre en cuenta que (1):

  • La nómina debe estar firmada y sellada por la entidad, y tener el mismo contenido y requerimientos establecidos en la Orden del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de 27 de diciembre de 1994 (OMMTSS 27/12/94).
  • El abono del salario debe realizarse mediante transferencia bancaria, el justificante de la transferencia sustituye a la firma del trabajador como prueba de haber recibido su importe (art. 2.2 OMMTSS27/12/94).
  • Si el envío es a través del correo electrónico, al no estar obligado/a el/la empleado/a a proporcionar a la entidad un número de teléfono o dirección de correo electrónico particular (2), a lo/as que se ha proporcionado una cuenta de correo electrónico corporativa de uso individual, previa información al respecto, podrá remitírseles a la misma; a lo/as que no se les haya facilitado deberá planteárseles el envío a la cuenta que indiquen, de forma voluntaria, ofreciendo siempre la opción de seguir recibiendo en soporte papel con el fin de que el consentimiento para recibir la nómina a través de medios electrónicos se considere prestado libremente. Además, al suponer un tratamiento de sus datos personales (su dirección de correo electrónico) conforme al GDPR y su artículo 13, se le debe facilitar toda información del tratamiento, y al estar basado este tratamiento en su consentimiento, conforme al artículo 7.2, se le debe informar de igual forma de su derecho a retirarlo en cualquier momento.
  • Enviar el archivo electrónico que contenga la nómina debidamente protegido (cifrado o seudonimizado), con el fin de evitar accesos no autorizados al mismo, debiéndose facilitar la clave de descifrado o de reversión de la seudonimización, distinta para cada empleada/o, y no en el mismo envío del archivo que contiene la nómina.

(1) Sentencia 5602/2016, de 1 de diciembre, de la sección 1ª de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo.

(2) Sentencia 4086/2015, de 21 de septiembre, de la sección 4ª de la Sala de lo social del Tribunal Supremo.

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