Modelo de informe anual del DPD y orientaciones para su elaboración
En el marco del «Modelo de Instrucción Interna para Promover el Adecuado Ejercicio de las Funciones del DPD en el Sector Público Andaluz” que acaba de actualizar el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía (CTPDA), ha publicado un modelo de Informe Anual del Delegado de Protección de Datos (DPD) dirigido al responsable del tratamiento sobre el estado de cumplimiento normativo en materia de protección de datos y unas orientaciones prácticas para su elaboración.
Este modelo de Informe Anual del DPD:
- No debe entenderse como una mera formalidad, sino que está pensado para ayudar a impulsar la responsabilidad proactiva y el cumplimiento normativo en materia de protección de datos en las organizaciones del sector público andaluz.
- Permite al DPD no solo cumplir con su deber de asesorar e informar a la alta dirección, sino que contribuyen significativamente a consolidar una cultura de protección de datos en las organizaciones en las que prestan sus servicios.
- Persigue cinco objetivos fundamentales:
- Proporcionar una visión general del estado de la responsabilidad proactiva y del cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD en la entidad.
- Documentar las actividades desarrolladas por el DPD durante el año.
- Reflejar los principales riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas asociados a los tratamientos de datos personales.
- Valorar y ofrecer propuestas sobre la adecuación de los recursos disponibles del DPD para ejercer eficazmente sus funciones en materia de protección de datos.
- Formular recomendaciones específicas de mejora, estableciendo un plan de acción concreto para mitigar los riesgos e impulsar la responsabilidad proactiva de la entidad.
La publicación del modelo de Informe Anual del DPD se acompaña de otra documentación (descargable desde la web del CTPDA):
- Un ejemplo con datos ficticios, elaborado con fines exclusivamente ilustrativos y pedagógicos, con el objetivo de mostrar de forma práctica cómo aplicar la estructura y las orientaciones contenidas en el modelo de Informe Anual del DPD.
- Una plantilla de apoyo (formato Excel), diseñada específicamente para facilitar la creación de las tablas y elementos visuales que se pueden incluir en el Informe Anual del DPD.
- Un cuaderno de trabajo del DPD (formato Excel), que se puede utilizar como un repositorio organizado y centralizado de la información que se necesita recopilar a lo largo del año para elaborar el Informe Anual del DPD. Mantener este registro actualizado permitirá:
- Simplificar el proceso de redacción del informe anual, al tener los datos necesarios ya estructurados y disponibles.
- Asegurar la disponibilidad y trazabilidad de la información sobre las actividades de asesoramiento, supervisión, etc.
- Facilitar el análisis de tendencias y la extracción de métricas relevantes para evaluar la carga de trabajo del DPD, identificar áreas de mejora y fundamentar sus conclusiones y recomendaciones.
- Promover la coherencia y el rigor en la información presentada en el informe anual.